E-Rechnungspflicht 2025 – Was Vermieter wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Unternehmen. Da Vermieter als Unternehmer gelten, sind sie betroffen – allerdings mit Ausnahmen.
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format. Die gängigsten zulässigen Formate sind:
- XRechnung: Eine reine XML-Datei zur automatischen Verarbeitung – sie kann nur maschinell gelesen werden
- ZUGFeRD: Eine Kombination aus XML-Daten und einer PDF-Ansicht – sie kann sowohl von Menschen als auch maschinell gelesen werden
Wichtig: Eine reine PDF- oder Bild-Datei (z. B. JPEG, TIFF) ist keine E-Rechnung! Sie gilt als digitale Version einer Papierrechnung und wird als „sonstige Rechnung“ bezeichnet.
Die Vorteile von E-Rechnungen liegen in der höheren Transparenz, der Verringerung von Fehlerquellen bei der Übertragung zwischen unterschiedlichen Systemen sowie der schnelleren Verarbeitung. Zudem ersparen sie Papier- und Portokosten.
E-Rechnungen müssen acht Jahre lang elektronisch gespeichert werden, Ausdrucke sind nicht ausreichend.
Wer muss E-Rechnungen nutzen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt es, ein E-Mail-Postfach zu besitzen. Die Pflicht zur Ausstellung gilt gestaffelt:
- ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026
- ab 2028 für alle Unternehmen
Rechnungen an Privatpersonen sind weiterhin als Papierrechnung auszustellen, es sei denn, der Empfänger stimmt einer E-Rechnung oder PDF-Rechnung zu.
Sonderregeln für Vermieter
Wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, dürfen Sie weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF versenden. Bei umsatzsteuerpflichtiger Vermietung, müssen Sie dagegen dem Mietvertrag eine E-Rechnung beifügen. Bereits bestehende Mietverträge bleiben gültig, aber bei Änderungen (z. B. Mieterhöhung) ist eine neue E-Rechnung erforderlich.
Belegeinsicht digital
Eine weitere Neuerung für Vermieter bringt das Bürokratieentlastungsgesetz: Seit Jahresbeginn dürfen sie Belege über Betriebskostenabrechnungen digital bereitstellen. Bisher hatten Mieter das Recht, sich die Originalbelege zeigen zu lassen.
Informationen zum elektronischen Rechnungsservice bei BRUNATA-METRONA finden Sie hier.
