Soweit vom Verwaltungssystem unterstützt, wird die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung anschließend automatisch der Betriebskostenabrechnung als Anlage zusortiert und die Betriebskostenabrechnung je Nutzeinheit gedruckt. Die Archivierung erfolgt vollautomatisch nach abgeschlossener Buchung der übermittelten Sätze.

Höhere Datenqualität, weniger Fehler

Dieser digitale Weg gewährleistet höchste Datenqualität und minimiert Übertragungsfehler. Davon profi tieren sowohl Verwaltungen als auch Nutzer. Verwaltungen haben bessere Kontrolle über die einzelnen Prozessschritte und reduzieren den Zeitaufwand um bis zu 68 Prozent. Nutzer fragen seltener nach, und für den verbleibenden Klärungsbedarf fällt der Rechercheaufwand deutlich geringer aus als beim herkömmlichen Verfahren. Schnelle und korrekte Abrechnungen sorgen für höhere Zufriedenheit auf Nutzerseite. Es lohnt sich daher, mit dem Abrechnungsdienstleister die Möglichkeiten einer digitalen Anbindung auszuloten.

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AXEL BARTEN
Digitale Services, BRUNATA-METRONA

Auch kleinere Immobilienverwaltungen könnten erhebliche Einsparungen erzielen, schrecken aber aus Respekt vor der Technik davor zurück. Dabei ist das Verfahren kein Hexenwerk.

Das spricht für automatisierte Prozesse

In der Regel unterstützt das Abrechnungsunternehmen bei der Ersteinrichtung. Dabei werden die Stammdaten der Liegenschaft abgeglichen. Jährlich erstellen Verwalter dann eine standardisierte Auflistung der Liegenschafts- und Mieterdaten (den L-/M-Satz) aus dem Verwaltungssystem und übermitteln sie digital an das Abrechnungsunternehmen, außerdem die Kosten für das Abrechnungsjahr. Je nach System geschieht dies entweder auf direktem Weg oder durch Hochladen ins Online-Portal des Abrechnungsunternehmens, wonach die übermittelten Daten zunächst plausibilisiert und anschließend ins Abrechnungssystem eingespielt werden.
Aus allen übermittelten Daten und den gemessenen Verbrauchswerten der Nutzer erstellt das Abrechnungsunternehmen die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung und übermittelt sie digital als Ergebnissatz (D-/E-Satz) zurück an die Verwaltung, die sie in ihr System einstellt. Dort erfolgt die automatische Buchung der Abrechnungsergebnisse auf den Nutzerkonten.

Eine eher absurde Vorstellung: Verwalter V kurvt im hochmotorisierten SUV über sein Grundstück. Wenn er jedoch Geschäfte am anderen Ende der Stadt zu erledigen hat, steigt er in eine Pferdekutsche. Übertragen auf die IT-Nutzung vieler Immobilienverwaltungen sieht die aktuelle Situation jedoch so ähnlich aus. Der Großteil aller Verwaltungen nutzt längst leistungsfähige Software und ERP-Systeme, überträgt aber jährlich Nutzerdaten aus der Verwalter-Software manuell auf Formulare des Abrechnungsunternehmens und verschickt die Listen per Post. Die Heizkostenabrechnungen schleppt der Postbote dann in dicken Umschlägen ins Büro, wo sie manuell gebucht und anschließend Seite für Seite der Betriebskostenabrechnung zugeordnet werden. Auch die Archivierung der Papierdokumente erfolgt von Hand.
Neben dem beträchtlichen Zeitaufwand bergen diese Vorgänge ein weiteres Problem: Mit der manuellen Bearbeitung erhöht sich das Fehlerpotenzial. Selbst größte Sorgfalt kann bei der Vielzahl der Vorgänge Fehler nicht verhindern. Ärger mit Nutzern und aufwändige Nachbearbeitung sind so programmiert.
Wesentlich schneller und einfacher geht es auf elektronischem Weg. Das Gros aller Verwaltungsprogramme unterstützt die von der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung (Arge Heiwako) definierte Schnittstelle zum Datenaustausch.

Selbst in kleineren Immobilienverwaltungen sind die technischen Voraussetzungen für den digitalen Datenaustausch mit den Abrechnungsunternehmen bereits mehrheitlich gegeben. Die praktische Umsetzung ist denkbar einfach – und von Vorteil für Verwalter und Nutzer.